PROCUREMENT OFFICER

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

Fondé en 1933, International Rescue Committee (IRC) a pour mission d'aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. Depuis 1996, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations congolaises et réfugiées en RDC, tout en s’efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel. Actuellement, IRC intervient dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), de la protection de l’enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, et enfin, du redressement économique et du développement.

Depuis la déclaration de l’épidémie d’Ebola en 2026, l’IRC appuie les efforts de préparation et de riposte dans les provinces de l’Ituri et du Nord-Kivu à travers des interventions de santé, de prévention et contrôle des infections (PCI), de communication des risques et engagement communautaire (RCCE), ainsi que de protection. La réponse Ebola mobilise un grand nombre d’acteurs de santé, de travailleurs communautaires et de partenaires qui interagissent quotidiennement avec des populations affectées et particulièrement vulnérables. Dans ce contexte, il est essentiel de garantir que les services soient fournis de manière sûre, digne et respectueuse, tout en renforçant la confiance des communautés envers les structures de santé et les équipes de la riposte afin de favoriser l’accès aux soins, l’adhésion aux mesures de prévention et le contrôle de l’épidémie.

DESCRIPTIF DU POSTE

Sous la supervision du supply Chain Coordinator, le/La Procurement Officer est responsable de la bonne gestion des achats au sein du base de l'IRC à Butembo. Il/elle supporte également le supply Chain Coordinator sur la gestion.

La chaîne d'approvisionnement doit être capable d'approvisionner rapidement les Programmes en fournitures, services et équipements en conformité avec les politiques et procédures de l’organisation

RESPONSABILITES CLES

• Collecter des cotations auprès des sources fiables et crédibles pour le processus de consultation et d’analyse des offres.

• Veiller à ce qu'un processus d'approvisionnement transparent et réactif soit mis en œuvre et maintenu.

• Veiller à ce que l'approvisionnement se fasse en conformité avec les politiques de l'IRC et de celles des bailleurs de fonds.

• Coordonner avec le service financier, le service administratif et le département des programmes pour assurer un paiement à temps des dossiers d’achat en garantissant les documents de supports complets et vérifiables.

• Veiller à ce que toutes les fournitures, tous les services et équipements requis soient livrés à temps.

• Informer le Coordinateur de la chaîne d’approvisionnement de tout problème ou difficultés en matière d'approvisionnement.

• Établir et maintenir des relations de travail d’éthiques et professionnelles avec les fournisseurs.

• Mettre en place et maintenir des informations sur les fournisseurs et les articles achetés régulièrement et être informé des conditions actuelles du marché local.

• Tenir à jour le rapport des achats et assurer les partages hebdomadaires réguliers

• Une base de données de fournisseurs pré-qualifiés IRC tenue à jour.

• Situation mensuelle des engagements partagée au superviseur de la chaîne d'approvisionnement.

• Coordonner avec le Warehouse pour soumettre les documents supports des dossiers de paiement à la finance.

• Un système d’archivage Accessible et clair par mois/Grant/Fournisseurs tenu à jour dans Box.

• Une Liste des ATC tenue à jour et soumettre des nouvelles au besoin.

• Appuyer le supply Lead dans tout le processus des DAO

Contractualisation

• Création de l’instrument contractuel correspondant à l’aide du modèle approprié.

• S’assurer d/ inclure dans le contrat toutes les spécifications, exigences, énoncés de travaux, grilles tarifaires fournies par le fournisseur.

• Veiller à ce que les documents justificatifs ci-après soient annexés avant soumission pour approbation du contenu :

• Formulaire de renseignements concernant le fournisseur bien rempli

• b) Documents d’immatriculation ou d'identification fiscale des sociétés

• c) Autorisation ATC

• d) Reponses à la RFQ

• e) Analyse d’offre signee

• f) Politique relative aux conflits d’intérêt et au code de conduite des fournisseurs de l’IRC

• Constituer un dossier (Registre de commerce, Quitus fiscal, ATC, Formulaire d’information du fournisseur et le formulaire du conflit d’intérêt) de chaque fournisseur

• Il/Elle est le lead de tous les contrats de service à IRC Butembo ;

• Il/Elle s’assure que les clauses des contrats de service signés par IRC sont respectées

• Il/Elle partage la mise à jour sur les échéances des contrats de service chaque mois.

• Taches spécifiques pour Intégra

Télécharger au moins deux fois par jour les demandes d’achats soumises en ligne par les programmes et le support,

Examiner chaque demande pour se rassurer qu’il y ait les dimensions financières et les dimensions de stock (entrepôt/Stock/non-stock) avant de procéder à l’achat,

Vérifier de manière systématique si la ligne de demande d’achat dans Integra fait partie du plan d’achat avant de commencer le processus d’achat, si non échanger avec le programme pour mise à jour du plan d’achat

Faire en ligne sur Intégra, les bons de commande des biens et service et y attacher tous les documents d’achat (choix du fournisseur, demande de cotations, offres, analyse des offres, TDR…)

Faire une analyse du statut des achat et partager le rapport a la fin de chaque semaine

Pour tous les achats des assets sous le budget non restrictif dont le cout est supérieur ou égal à 5 000 dollars, se rassurer que la finance ait attribué le groupe des assets sur le PR

En cas de nouveau fournisseur identifié, se rassurer que ce dernier soit créé en ligne avant tout processus d’achat.

Etude de Marché

• Il (elle) a la charge de :

• L`analyse des couts au marché ;

• S'assurer que les prix sont authentiques et raisonnables ;

• Partager les résultats de l’étude de marche sur une liste actualisée chaque 3 mois

Rapportage

• Rédiger un rapport mensuel sur tous les contrats de service en cours et les partager au superviseur

• Produire un rapport sur la performance des fournisseurs en collaboration avec la finance et le programme

• Partager la liste des prix à tous les programmes chaque deux mois

Archivage

• Faire l’archivage physique et électronique des dossiers lies aux fournisseurs dans le Box

• Il/Elle est le lead et s’assure de l’archivage de tous les dossiers de Procurement dans Box

PROFIL REQUIS

• Une grande capacité en communication administrative et opérationnelles

• Un minimum de BAC+3 dans un domaine pertinent relatif à la description du poste.

• Jouir d’une grande expérience (3) ans en gestion des achats dans des grandes organisations. Expériences des grandes ONGs internationales est souhaitable.

• Compétences informatiques, notamment en ce qui concerne les Word, Excel,