Administration Specialist (m/f/d)
Description
🇩🇪 Unternehmensbeschreibung
Über EIT RawMaterials
Während sich die Welt auf eine nachhaltigere und klimafreundlichere Zukunft zubewegt, wird die Nachfrage nach Rohstoffen, Mineralien und Metallen in den kommenden drei Jahrzehnten erheblich steigen. Europa steht dabei vor der Herausforderung, eine stabile und sichere Versorgung mit diesen essenziellen Ressourcen zu gewährleisten. Genau hier setzt EIT RawMaterials an.
EIT RawMaterials steht an der Spitze von Innovation und Nachhaltigkeit im Rohstoffsektor. Als Innovationsgemeinschaft des Europäischen Innovations- und Technologieinstituts (EIT) arbeiten wir mit mehr als 300 Partnern aus Industrie, Wissenschaft und Forschung zusammen. Gemeinsam schaffen wir langfristige Partnerschaften und entwickeln innovative Lösungen, um Europas steigenden Bedarf an Rohstoffen nachhaltig zu decken.
Über die Position
Zur Verstärkung unseres Headquarters in Berlin suchen wir eine engagierte und organisierte Persönlichkeit als Administration Specialist (m/w/d) .
In dieser Rolle übernehmen Sie die Koordination vielfältiger administrativer, organisatorischer und operativer Aufgaben und tragen maßgeblich dazu bei, einen reibungslosen Bürobetrieb sicherzustellen sowie eine positive Arbeits- und Besuchererfahrung zu schaffen.
Sie arbeiten eng mit internen Fachbereichen, externen Dienstleistern sowie der Führungsebene zusammen und sorgen für effiziente administrative Prozesse und einen professionellen Support im Tagesgeschäft.
Ihre Aufgaben
Office Management & Administration
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Verantwortung für die täglichen administrativen Abläufe am Hauptsitz
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Sicherstellung eines gepflegten, gut organisierten und funktionsfähigen Büroumfelds
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Koordination von Büromaterialien, Ausstattung und externen Dienstleistern
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Erstellung und Verwaltung von Korrespondenz, Schreiben und offiziellen Dokumenten
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Pflege von Dokumentationen, Verwaltungsunterlagen und internen Datenbanken
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Unterstützung bei Dokumentenmanagement- und Ablageprozessen
Meeting- und Eventmanagement
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Organisation und Koordination interner Meetings, Workshops, Schulungen und Unternehmensveranstaltungen
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Verwaltung von Terminen, Einladungen, Agenden und organisatorischen Abläufen
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Vorbereitung von Besprechungsräumen sowie erforderlichen Unterlagen und Präsentationen
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Koordination von Catering, externen Dienstleistern und Veranstaltungsanbietern
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Unterstützung bei Mitarbeiterveranstaltungen und Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung
Reise- und Logistikmanagement
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Organisation nationaler und internationaler Dienstreisen, einschließlich Flügen, Unterkünften, Transfers und Reiseplänen
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Betreuung von Gästen und Geschäftspartnern bei Reise- und Logistikthemen
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Sicherstellung der fristgerechten Erstellung erforderlicher Reisedokumente und administrativer Unterlagen
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Unterstützung bei Reisekostenabrechnungen und entsprechenden Verwaltungsprozessen
Administrative und operative Unterstützung
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Administrative Unterstützung des Managements sowie bereichsübergreifender Teams
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Koordination eingehender und ausgehender Post sowie Lieferungen
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Unterstützung bei Beschaffungsprozessen und der Verwaltung von Bestellungen
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Mitarbeit bei der Rechnungsbearbeitung und der Dokumentation von Lieferantenunterlagen
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Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Optimierung administrativer Prozesse und Verfahren
Stakeholder- und Besuchermanagement
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Ansprechpartner*in für bürobezogene Anfragen
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Empfang und Betreuung von Besucher*innen, Partnern und externen Stakeholdern
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Unterstützung administrativer Onboarding-Aktivitäten für neue Mitarbeitende
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Förderung eines professionellen, serviceorientierten und einladenden Arbeitsumfelds
Ihr Profil
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Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Office Management, Hospitality Management oder einer vergleichbaren Fachrichtung
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Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Administration, Office Management, Executive Support oder einer ähnlichen Position
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Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten mit hoher Detailgenauigkeit
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Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten und dabei stets hohe Qualitätsstandards sicherzustellen
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Sehr gute Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
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Strukturierte, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise
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Sicherer Umgang mit den Microsoft-Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel und PowerPoint)
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Erfahrung mit administrativen Prozessen und Beschaffungsvorgängen ist von Vorteil
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Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Wir bieten
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Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit an unserem Hauptsitz in Berlin
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Ein internationales und kollaboratives Arbeitsumfeld
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Die Möglichkeit, aktiv zur Weiterentwicklung unserer Büroorganisation und Mitarbeitererfahrung beizutragen
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Vielfältige Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
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Ein modernes und flexibles Arbeitsumfeld
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Eine unterstützende Unternehmenskultur, die Eigeninitiative, Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserung fördert
Bewerbungsprozess
Die Position bleibt ausgeschrieben, bis eine geeignete Kandidatin bzw. ein geeigneter Kandidat gefunden wurde.
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Bewerbungsprüfung
Unser Team prüft jede Bewerbung sorgfältig. Bitte reichen Sie Ihren Lebenslauf in englischer Sprache ein.
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Erstes Interview (ca. 30 Minuten)
Kennenlerngespräch mit der Führungskraft und dem HR-Team.
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Zweites Interview (ca. 60 Minuten)
Vertiefendes Gespräch einschließlich einer kurzen Präsentation zu einem relevanten Thema vor der Führungskraft und dem HR-Team.
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Angebot
Bei erfolgreichem Abschluss des Auswahlverfahrens erhalten Sie ein Angebot zur Verstärkung unseres Teams.
🇬🇧 Company Description
About EIT RawMaterials
As the world moves towards a greener future, the demand for raw materials—minerals and metals—is set to increase immensely over the next three decades. Europe faces a critical challenge in securing a stable supply of these essential resources. This challenge is where EIT RawMaterials steps in.
EIT RawMaterials is at the forefront of driving innovation and sustainability in the raw materials sector. As an Innovation Community within the European Institute of Innovation and Technology (EIT), we collaborate with over 300 partners across industry, academia, and research institutes. Together, we forge dynamic, long-term partnerships to develop innovative solutions that meet Europe's growing demand for raw materials.
About the Role
We are seeking a proactive and highly organized Administration Specialist (m/f/d) to join our HQ office. In this role, you will be responsible for coordinating a wide range of administrative, operational, and organizational activities that contribute to the efficient running of the office and support a positive employee and visitor experience.
The ideal candidate is detail-oriented, service-focused, and enjoys managing multiple priorities in a dynamic environment. You will work closely with internal stakeholders, external partners, and leadership teams to ensure seamless administrative processes and excellent operational support.
Your Responsibilities
Office Management & Administration
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Manage the day-to-day administrative operations of the HQ office
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Ensure the office environment is well-maintained, organized, and fully operational
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Coordinate office supplies, equipment, and vendor relationships
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Prepare and manage correspondence, letters, and official documentation
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Maintain records, administrative files, and internal databases
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Support document management and filing processes
Meeting & Event Coordination
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Organize and coordinate internal meetings, workshops, training sessions, and company events
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Manage meeting schedules, invitations, agendas, and logistics
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Prepare meeting rooms, materials, and presentations as required
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Coordinate catering, external service providers, and event-related vendors
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