Commis aux opérations - Operations Clerk

Commis aux opérations

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Profil

Opérations administratives quotidiennes

• Accueil : Accueillir les visiteurs, les sous-traitants et les livreurs en s’assurant que tous les visiteurs s'enregistrent, suivent la formation initiale sur la sécurité et portent l'équipement de protection individuelle (EPI) approprié.

• Coordination des transporteurs : Accueillir les chauffeurs de camion à leur arrivée au bureau d’expédition, vérifier leur pièce d’identité, contrôler les pièces justificatives des transporteurs et leur attribuer une porte de quai de chargement.

• Formation à la sécurité et contrôle des EPI : S’assurer que les chauffeurs ont suivi la formation à la sécurité de l’usine et qu’ils disposent de l’équipement de protection individuelle obligatoire (casques, chaussures à embout en acier, lunettes de sécurité, habit résistant aux produits chimiques).

• Centre de communication : Répondre au téléphone, filtrer et acheminer les appels internes et externes et surveiller la boîte de réception des courriels de l'usine pour traiter les demandes de renseignements, les avis d'entretien urgents et les mises à jour concernant les expéditions.

• Gestion du courrier et des envois par service de messagerie : Trier le courrier entrant, distribuer les notes de service internes et coordonner les envois par messagerie, les expéditions de matières dangereuses et les documents réglementaires.

• Rapports : Préparer et distribuer l’horaire quotidien des expéditions, le rapport sur l’état du stockage et le résumé des chargements de l’équipe du quart de travail précédent à la direction de l’usine, aux équipes de production et de l’entrepôt.

• Classement et archivage des documents : Organiser, classer et numériser les documents administratifs quotidiens dont les bons de connaissements signés, les bons de pesée et les registres des transporteurs tout en s’assurant du respect des politiques d’audit et de conservation des documents.

• Gestion du courrier et des livraisons express : Gérer les livraisons de colis qui arrivent et qui partent, le courrier interne et les livraisons urgentes de documents pour le service de la logistique et l’entrepôt.

• Traitement des factures : S’assurer de l’harmonisation des factures des fournisseurs et des bons de livraison aux bons de commande et les remettre à la direction.

• Achats : Créer des demandes d'achat pour les fournitures de bureau et d'usine.

Contrôle des documents et conservation des dossiers

• Logistique et documents d’expédition : Classer avec précision les bons de connaissement, les bordereaux de pesée, les certificats d’analyse et les manifestes de déchets dangereux.

• Bons de connaissement et documents d’expédition : Générer des bons de connaissements précis et des descriptions d’expédition de matières dangereuses conformes à la réglementation (comme : DOT, IMDG, ADR).

• Vérification des fiches de données de sécurité (FDS) : S’assurer que chaque expédition de produits chimiques est accompagnée d’une fiche de données de sécurité et des documents appropriés pour les interventions en cas d’urgence.

• Intégration des données de pesée : Concilier les bons de pesée des entrées de poids dans SAP pour éviter toute surcharge et garantir la facturation précise du poids net.

Gestion et traitement des commandes SAP

• Traitement des commandes et des livraisons : Surveiller et traiter les commandes des clients et entre les usines dans SAP en créant des livraisons sortantes pour les produits chimiques.

• Gestion des lots : S'assurer que les numéros de lot sont correctement attribués dans SAP pour qu’ils correspondent aux cycles de production spécifiques. S’assurer du suivi de la qualité chimique, de la pureté et des dates de fabrication et d'expiration.

• Création des expéditions : Planifier et regrouper les livraisons en expéditions avec SAP, en attribuant les transporteurs et les types d’équipements appropriés (camions-citernes, citernes-palettes, wagons, fûts).

• Enregistrement de la sortie de marchandises : Exécuter la transaction « Enregistrer la sortie de marchandises » (PGI) dans SAP après le chargement et le dédouanement des camions ou des wagons pour mettre officiellement à jour les niveaux de stock et enclencher la facturation.

Chauffeurs et gestion de la cour

Inventaire et résolution de problèmes

• Résolution des écarts de stock : Enquêter sur les erreurs de mouvement de stock, les écarts de stock ou les alertes de stock bloqué dans SAP et les résoudre.

• Inventaires cycliques : Aider les superviseurs de la logistique pour les inventaires physiques et cycliques des produits chimiques conditionnés, des fûts et des citernes-palettes.

• Retours et documentation des incidents : Traiter les retours des clients, les chargements refusés et les rapports d’emballages endommagés dans SAP, en entreprenant des notes de crédit ou des inspection des articles.

• Gestion des stocks de fournitures de bureau : S’assurer qu’il y a assez de papier d’imprimante, d’EPI (pour les visiteurs du bureau), de lunettes de sécurité, de fournitures de bureau et d’articles essentiels pour la salle de pause. Passer les commandes de réapprovisionnement au besoin.

Habiletés techniques et informatiques

• Connaissance de SAP : Expérience pratique de SAP (plus particulièrement des modules vente et distribution, logistique ou gestion des produits) pour le traitement des commandes les expéditions et les mouvements de stock.

• Connaissance en informatique : Connaissance de Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook) et être à l’aise pour l’apprentissage de la gestion de champs spécialisés et de logiciels pour les poids.

• Exactitude de l’entrée des données : Porter une grande attention aux détails tout en ayant de grandes habiletés pour ‘entrée des données alphanumériques afin d’éviter les couteuses erreurs d’expédition et d’inventaire.

Connaissance de la réglementation et de la sécurité (matières dangereuses)

• Sensibilisation aux produits dangereux : Être familier de la réglementation concernant les produits dangereux (comme : DOT, TMD, IMDG et ADR en fonction de la région) pour l’expédition sécuritaire des produits chimiques.

• Protocoles de sécurité : Connaissance des consignes de sécurité applicables aux installations industrielles, notamment les exigences en matière d'EPI, la conformité aux normes OSHA/SIMDUT et les procédures d'évacuation d'urgence.

Compétences générales et communication

• Communication : Habiletés pour la communication professionnelle claire tant à l’oral qu’à l’écrit pour les interactions avec les chauffeurs, les répartiteur, les opérateurs et les clients.

• Tâches multiples et organisation : Capacité à gérer un environnement qui bouge rapidement en gérant simultanément les chauffeurs qui arrivent, les appels téléphoniques, l’impression des documents et les entrées dans SAP, le tout, dans une fenêtre de temps restreinte.

• Résolution de problèmes : De grandes habiletés de pensée critique pour résoudre rapidement les écarts de stock, les erreurs de pesée et les conflits d’horaire.

Éducation et expérience

• Éducation : Diplôme du secondaire ou l’équivalent. Un diplôme en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en logistique, en administration des affaires ou dans un domaine connexe est un gros avantage.

• Expérience : De deux à quatre ans d’expérience dans un bureau, dans le domaine de l’expédition et de la réception ou en entrepôt, de préférence en fabrication, en industrie ou dans une usine chimique.

Notre offre

Nous nous engageons à créer un environnement où les meilleurs talents souhaitent travailler, où ils peuvent transformer leur passion en carrière et réaliser leur plein potentiel.

• Développement individuel, formation en cours d’emploi et programmes de perfectionnement pour soutenir la croissance professionnelle.

• Rémunération compétitive et programme d’incitatifs.

• Assurance santé et dentaire entièrement payée par l’employeur (à l’exception de l’ILD)